Kennen Sie das? Die Deadline rückt bedrohlich näher, der Kollege liefert nicht und Sie haben nun die ehrenwerte Aufgabe, Druck zu machen – eine Aufgabe, die Ihr Chef mal eben so an Sie delegiert hat. Dies ist nur eine von vielen Situationen, die Katharina Münk in ihrem neuen Buch “Mal eben kurz den Chef retten” treffend beschreibt und die sich so täglich tausendfach in Deutschlands Büros abspielen.
“Mal eben kurz den Chef retten” handelt davon, was das neue, digital vibrierende Arbeitsleben mit den Führungskräften und deren “Managern” im Sekretariat macht. Als ehemalige Chefsekretärin weiß Katharina Münk, wovon sie schreibt; heute ist Münk Bestsellerautorin von Sachbüchern und Romanen (“Und morgen bringe ich ihn um!”, “Die Insassen”) sowie unter dem Namen Petra Balzer als zertifizierter Personal Coach und Trainerin für Fach- und Führungskräfte tätig. Der folgende Buchauszug ist Auftakt einer Kooperation zwischen XING Coaches und dem Campus-Verlag.
Führen ohne Vorgesetztenfunktion – wenn die Deadline droht…
Sicher, von einer Assistentin wird heute erwartet, dass sie unternehmerisches Fachwissen hat, die Projektmanagementsoftware bedienen kann und den Überblick hat, dass sie mit Soft-Skills ausgestattet ist, für die ihre Chefs auf Leadership-Circles auf Schloss Elmau weilen oder einen Think Tank in Barcelona unterhalten. Kurzum: Sie soll so genannte „Co-Managerin“ sein. Doch andererseits hängt sie mit diesen Fähigkeiten irgendwie im Raum. Sie ist Teammitglied, und Ihr Chef ist Teamleader. Machtworte und Alleingänge sind angeblich out in der neuen Chef-Generation. Das macht Führung nicht einfacher. Aber so ganz ohne Führung geht es auch nicht. Dann fühlt sich die Assistentin wie an einer glatten Kletterwand ohne Steigeisen und Sicherheitshaken. Oder ihr Chef hat „den Laden im Griff“ und führt autoritär aus einem Kästchen heraus, das ganz oben auf dem Organigramm steht.
Und jetzt nehmen wir an, dass der im Ausland weilende Chef mal eben kurz anruft und seiner „Co-Managerin“ sagt: „Vermittel mal Brettschneider, dass ich die Unterlagen bis heute Abend brauche. Sonst wackeln hier die Wände. Sag ihm das!“ Manche Männer delegieren ja selbst das Brüllen gern an die Assistentin und glauben, dass die eigene Amtsautorität wie ein kleiner Wasserfloh auf die Frau im selben Boot überspringt. Oder der Chef sagt gar nichts, und die Assistentin spürt, dass Brettschneider liefern muss. Dieses Phänomen hat einen Namen: Deadline. Und schon haben wir den Salat: Die von mir gerade viel gerühmte Führungskraft der Führungskraft, nennen wir sie wieder Frau Fink, soll jetzt mit „natürlicher Autorität“ einem anderen als dem eigenen Chef sagen, wo es langgeht. Der hat im Zweifel das doppelte Gehalt. Und sie hat im Zweifel einen Teilzeitvertrag. Keine offizielle Amtsautorität. Keine Personalverantwortung. Wie funktioniert das dann mit der „natürlichen Autorität“, wenn frau in ihrer Stabsstelle ein bisschen außerhalb der Hierarchie herumschwimmt, außerhalb des verlässlichen Koordinatenkreuzes von „Wer darf mir etwas sagen, und wem darf ich etwas sagen?“ Sie ist sozusagen Königin ohne Reich. Sie ist höchstens „Platzhalterin“ der Führungskraft, aber nicht deren Stellvertreterin und somit schön festgeklemmt im Sandwich zwischen „dem da oben“ und den Kollegen von „unten“.
Das alles mag durch Finks Kopf gehen, wenn sie Brettschneider sagen muss, was der Chef eigentlich Brettschneider sagen müsste. Und hin ist die subtile Führung. Hier ist das gefragt, was frau nicht auf Schloss Elmau, sondern beim 2-Stunden-Workshop in der heimischen Handelskammer gelernt hat: Souveränes Einfordern, Widerstände selbständig meistern und situatives Führen, gewaltfreie Kommunikation, Konfliktmanagement, Argumentieren und Führen im Kommunikationsquadrat. Denn jede Botschaft hat vier Seiten. Das sieht dann so aus:
Fink: „Hallo, Herr Brettschneider. Herr Hirtenhuber möchte Ihre Unterlagen gern bis circa 17.00 Uhr haben. Das wissen Sie, nicht wahr?“ (sachlicher Appell).
Brettschneider: „Na, jetzt weiß ich es wohl.“
Fink: „Können wir uns darauf verlassen?“ (sachliches Insistieren)
Brettschneider: „Wir?“
Fink: „Ohne Ihre Unterlagen wird Ihr Bereich nicht Thema beim Meeting. Dann sind Sie außen vor und haben nachher noch mehr Arbeit“ (sachliches Aufzeigen der Konsequenzen bei Nichterfüllung).
Brettschneider: „Das ist alles nicht so einfach. Kann ich direkt mit ihm sprechen?“
Fink: „Er hätte mir gesagt, wenn er das für nötig befunden hätte.“ (Pistole zeigen, aber sachlich bleiben)
Brettschneider: „Hm. Geht das nicht morgen noch?“
Fink: „Nein.“ (vielfach trainiertes Wort in diversen Seminaren)
Brettschneider: „Hm. Kann knapp werden.“
Fink: „Hören Sie, ich weiß doch, wie viel Sie zu tun haben. Mich setzt er doch genauso unter Dampf.“ (Verlassen der sachlichen Ebene durch Selbstkundgabe zum Schmieden einer Frustrationsallianz).
Brettschneider: „Hm.“
Fink: „Ich will nur, dass er nicht wieder direkt bei Ihnen anruft und laut wird. Ich bin nur die Vorhut, das wissen Sie.“ (Schmieden einer konspirativen Allianz durch Aufzeigen noch ungünstigerer Zukunftsszenarien)
Brettschneider: „Hm.“
Fink: „Super. Danke. Dann bis 17 Uhr!“ (selbstverständliches Hinüberhuschen auf eine lösungsorientierte Appellebene)
Brettschneider sagt „Hm“ und legt auf.
Diesem Dialog vorausgegangen sind vielleicht schon mehrere erinnernde Mails der Assistentin aus dem Postfach des Chefs heraus. Aber das konnte sich Brettschneider denken und hat sich deswegen bisher keinen Fingerbreit bewegt. Ein bockiger Teenager ist nichts dagegen. Es gibt Assistentinnen, die sich bei einem solchen Telefonat ein Stückchen Macht leihen, sich Haare auf den Zähnen wachsen lassen und nur einen einzigen Schuss abfeuern. Oder sie legen schließlich in die Entscheidungsunterlage für den Chef ein Blankoblatt mit dem Vermerk „Kein Input“ an der Stelle, wo Brettschneider hätte liefern sollen. Brettschneider würde es überleben oder eben nicht (Deadline). Wenn er es überlebt, wird er das nächste Mal gehorchen, aber die Assistentin wäre noch einsamer, als sie es vorher sowieso schon war. Bei gleichbleibender Gehaltsklasse. Das nächste Mal könnte sie Ihrem Chef auch einfach sagen: „Das musst du jetzt Brettschneider selbst beibringen. Hier hört mein Job auf, und deiner fängt genau hier an.“
Sie möchten gerne weiterlesen? Das Buch “Mal eben kurz den Chef retten” von Katharina Münk ist im August 2017 im Campus-Verlag erschienen. Weitere Informationen hier:
