Können Sie schlecht „Nein“ sagen? Entscheiden Sie immer nach Ihrem Bauchgefühl? Dadurch wird Ihr Handeln schnell ziel- und planlos. Immer wieder liest man vom Setzen von Prioritäten, um erfolgreich zu sein. Aber warum ist das so schwierig?
Besonders die jüngere Generation, die Generation Y, neigt dazu, sich zwischen verschiedensten tollen Wahlmöglichkeiten zu verzetteln und dann gar nicht mehr zu wissen, was sie tun sollen oder wollen. Sie können nicht zwischen wichtig und unwichtig unterscheiden. Aber auch vielseitig interessierte Menschen neigen dazu, sich mit zu vielen Themen zu beschäftigen. Doch was ist das für eine Fähigkeit: Prioritäten-Setzen? Wie wird sie erlernt? Wer Prioritäten setzt, der richtet sich auf ein bewusstes Ziel aus und widmet sich diesem mit all seiner Kraft, Energie und Leidenschaft, um es am Ende auch zu erreichen.
Zeitplanung ist Prioritäten-Management
Eine gute Zeitplanung hilft, das umzusetzen, was in Ihnen steckt. Sie teilt Ihre Energie so ein, dass Sie den (Arbeits-)Tag erfolgreich durchleben, ohne auszubrennen. Zeitplanung und To-Do-Listen dienen dem Erinnern-Zum-Richtigen-Zeitpunkt und dem Nicht-Vergessen-Werden.
Aber auch nur dann, wenn wir eine gute Basis gelegt haben, zum Beispiel mit Fragen wie:
– Was ist mir wichtig?
– Was will ich überhaupt in meinem Leben?
– Was ist meine Vision oder Mission?
– Welches sind meine Werte?
Aber auch: Welche Ziele haben Sie für heute? Welche für 2017? Welche für die nächsten 5 Jahre? Oder bis zu einem Zeitpunkt, an dem sich Ihr Leben gravierend verändern wird, zum Beispiel am Berufsanfang oder bei der Familiengründung? Wenn Sie ein klares Ziel haben, können Sie auf Ihrem Weg dorthin immer zum Ziel schauen. So sind Sie dann auch besser gegen Enttäuschungen oder Behinderungen gewappnet, weil Ihr Blick über die Stolpersteine hinweg zum Ziel schaut, das Sie erreichen wollen. Und manchmal geht es eben auch nur über Umwege. Auch das ist normal. Denn ein einmal gesetztes Ziel ist nicht unumstößlich und zementiert. Meist können Sie nicht auf gerader Linie darauf zusteuern. Und schon gar nicht sollten Sie alles platt machen, was sich Ihnen in den Weg stellt, um Ihr Ziel zu erreichen. Das Leben ist Improvisation und Anpassungsfähigkeit. Menschen mit Zielen können leicht entscheiden und sind nicht nur enorm ausdauernd und hartnäckig, sie lassen sich auch kaum ablenken oder entmutigen.
Lernen Sie von den Siegern
Tatsächlich haben erfolgreiche Menschen diese Eigenschaft. Sie alle hatten oder haben einen entscheidenden Traum, eine Vision, ein Ziel, das sie mit aller Kraft nach vorne brachte oder bringt. Denn wer Ziele hat, kann Prioritäten setzen und somit auch leichter Entscheidungen treffen. Und Entscheidungen sind notwendig, um voranzukommen. Ja, sogar schnelle, falsche Entscheidungen sind besser als keine Entscheidungen. Denn dann weiß man schon mal, was nicht geht.
4 Regeln zum Setzen von Prioritäten
1. Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
Wer sich Prioritäten setzt, macht nicht viel, sondern das Wichtige und Richtige. Nach dem Eisenhower-Prinzip werden das Dringende, das Nicht-Dringende, das Wichtige und das Unwichtige unterschieden. Aber auch hier ist Ehrlichkeit und Selbstdisziplin gefragt. Vielleicht legen Sie Ihre Aufgabe unter ein Vergrößerungsglas und machen Sie es damit größer. Etwas größer zu sehen, ist ein hervorragender Weg, um neue Erkenntnisse über die Wichtigkeit oder Unwichtigkeit einer Sache zu erhalten. Oft wollen Sie Dinge machen, die gemacht werden müssen, aber dann schieben Sie sie doch wieder auf. Aber ist Ihnen dabei auch klar, wie viel Energie das frisst? Also „eat the frog first“ oder das Unangenehmste zuerst, denn dann ist die Energie frei für anderes. Motivieren Sie sich doch mal mit einer Belohnung nach getaner Arbeit: ein Buch lesen oder ins Kino gehen. Und dann widmen Sie sich dieser Aufgabe voll und ganz und konzentriert.
2. Eins nach dem Anderen machen
Machen Sie gerne mehrere Dinge gleichzeitig? Während Sie essen, läuft der Fernseher; während Sie ein Buch lesen, kontrollieren Sie nebenbei immer wieder die Nachrichten auf dem Smartphone; während Sie einen Bericht in den Laptop tippen, lesen Sie ankommende E-Mails? Statt von Multitasking wird heute wieder von Singletasking geredet, also eine Aufgabe nach der anderen zu tun. Wissenschaftliche Untersuchungen haben bewiesen, dass Multitasking schlecht für die Leistungsfähigkeit ist und sogar schlecht für die Gesundheit sein kann. Kein Mensch kann sich konzentrieren oder fokussieren, solange Störquellen existieren. Trotzdem ist es immer noch Mode, die Bürotür auf zu lassen oder auf jede Störung (Telefon, Handy, Mail-Postfach oder Zuruf) einzugehen. Das sorgt auch für Unterbrechungen, nach denen die Arbeit erst langsam wieder dieselbe Intensität hat wie vorher.
Sie kennen das doch auch? Immer wenn ich mich entschließe, so lange und konzentriert an einer Sache zu bleiben, bis sie fertig ist, dann läuft es oft so gut, dass ich viel früher fertig bin als gedacht und ein viel besseres Ergebnis habe.
3. Sinnvolle Pause machen
Unser Gehirn wird in jeder Sekunde mit rund 400.000 Sinnesreizen regelrecht bombardiert. So nimmt die Konzentrationsfähigkeit mit der Zeit ab. Deshalb sind Pausen wichtig. Die Zeiteinteilung nach dem Pomodoro-Prinzip ist eine Arbeitsmethode, um die Arbeit in Zeitblöcke mit Pausen zu unterteilen: Drei Blöcke von 25 Minuten mit einer Pause von 5 Minuten, dann ein Zeitblock von 25 Minuten mit einer Pause von 15-20 Minuten, also ein Zeitblock von insgesamt 2 Stunden und 10 Minuten. Natürlich kann Pomodoro auch mit nur einem Zeitblock angewandt werden. Das macht dann Sinn, wenn noch „etwas Zeit“ ist, um eine andere Aufgabe zu starten. Die Fähigkeit, sich ohne Pause konzentrieren zu können, steigt übrigens mit zunehmendem Alter. So kann sich ein Erstklässler rund 15 Minuten am Stück, ein 25-Jähriger schon auf 45 Minuten konzentrieren. Leider steigt sie aber nicht linear!
4. Hebeleffekte setzen
Wenn Sie es schaffen, die wichtigsten Aufgaben, die High-Value-Aufgaben zu bearbeiten, können Sie nach dem Pareto-Prinzip mit nur 20 Prozent Ihres Zeit- und Energieaufwandes 80 Prozent erledigen. Das ist doch ein Erfolg im Arbeitsalltag!
Und die zweite gute Nachricht ist: Das Herausfinden der Wichtigkeit und das Setzen von Prioritäten können Sie lernen. Letztlich verhält es sich mit dieser Fähigkeit wie mit allen anderen: Wer regelmäßig übt, wird besser und sieht bald Erfolge. Aber machen Sie zuerst kleine Teilschritte, zum Beispiel nach der Instant Influence Methode. Eine große Aufgabe wird in kleine Teilaufgaben zerlegt. Zum Beispiel einen Bericht schreiben: Fakten sammeln, Text schreiben, Text korrigieren, Bericht vervollständigen. Wer also Prioritäten setzen möchte, sollte zunächst seine Aufmerksamkeit auf eine konkrete Sache lenken: Was muss getan werden? Ob es sich um ein kurzfristiges oder langfristiges, ein kleines oder großes Ziel handelt, ob es erzwungen ist oder eine echte Dringlichkeit hat, ist egal. Am Ende geht es um die entscheidende Frage, die jeder für sich selbst beantworten muss: „Bringt mich das, was ich tue oder tun werde, meinem eigentlichen Ziel näher?“ Dadurch wird sehr klar, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder sich gerade auf einem Nebenschauplatz befinden.
Fazit
Alle wollen Prioritäten setzen, um in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit Ihre Ziele schneller zu erreichen und damit Erfolg zu haben. Das tun Sie am besten, indem Sie sich Ziele setzen und sich auf diese voll und ganz konzentrieren. Aus diesen Zielen heraus ergeben sich die Prioritäten dann fast automatisch und Sie können leichter Entscheidungen treffen. So finden Sie heraus, was Priorität hat, beziehungsweise was das Wichtigste für das Erreichen Ihres Ziels ist. Dann konzentrieren Sie sich auf diese einzige Aufgabe und vermeiden Ablenkungen. Damit und mit kleinen Pausen erhöhen Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit und schützen so Ihre Gesundheit.